Вы знаете, что такое дебиторская задолженность? А это когда должник не вы, а наоборот, должны вам. Как взыскать задолженность? Кто должен этим заниматься? Вопрос этот во все времена был не простой, сейчас тем более. Времена “мальчиков с утюгами” прошли.
Правильный ответ – специально обученный работник бухгалтерии. Сбором дебиторской задолженности всегда занимались бухгалтерские фирмы, такие, как «Маккензи». Они занимаются этой деятельностью идеально, что абсолютно логично. При сборе задолженности уже ничего не надо продавать – все уже продано. Просто надо проследить, чтобы должники выполнили свои обязательства перед вами. А для правильного учета, нужно делать обновление конфигурации 1С 8.2 своевременно, и у специализированных компаний.
Как это сделать? Элементарно! В бухгалтерии должен быть сотрудник, имеющий такие качества как спокойствие и непрошибаемость, такие способности можно приобрести на специальных курсах. Такой человек и занимается взысканием задолженности. Он регулярно и планомерно рассылает всем дебиторам письма, обязательно заказные и с уведомлением о состоянии их долга. Такая рассылка производится минимум раз в месяц, можно чаще. Этот же работник регулярно, с упорством бегемота разговаривает с должниками два раза в неделю по телефону, а с теми, кто живет не очень далеко, встречается лично. Он всегда действует в рамках закона, постоянно вежлив и тактичен, разговаривает с должниками без грубости и скандалов.
Вот вам наглядный пример, как должен действовать такой работник. Сотрудница одной бухгалтерии, выполняющая эти обязанности, пришла к клиенту-должнику и когда ей сказали, «Выручки нет, касса пустая», огляделась, села на стульчик в зале, и сказала: «Ну, ладно. Я никуда не спешу, подожду». Такие способы действуют лучше, чем угрозы или мальчики с дубинами.
Мои клиенты на это структурное решение высказали свое мнение, что отменять эту функцию менеджерам по продажам нельзя, так как они могут начать сбывать товар всем без разбору, несмотря на растущую дебиторскую задолженность. Не спешите, это дело решается довольно просто.
Снимать с менеджеров ответственность за дебиторку не нужно, снимите просто саму функцию. Нужно просто не выплачивать им зарплату по сделкам, по которым имеется задолженность. Как только клиент рассчитался, данные по сделке сразу пойдут в расчет. Это не значит, что менеджер должен работать с должниками, но заставит его не забывать об них. У менеджера работа заключается в том, чтобы заключать сделки и приносить прибыль кампании, а взысканием задолженностей должен заниматься другой работник, специально для этого подготовленный.
Решается вопрос с объемами дебиторской задолженности аппаратными способами: с помощью бухгалтерской программы 1С, выписывающей документы. Достаточно выставить «стоп-список» по основным параметрам — объему и сроку погашения задолженности. Дальше можно действовать в соответствии с правилами и главное, не проявлять мягкотелости.
И все! Менеджеру не надо напрягаться, подсчитывать, можно ли этому клиенту отгрузить еще? Ему не нужно тратить драгоценное время на работу с должниками, но приходится держать на контроле, чтобы вовремя получать зарплату.
Этот метод хорош и тем, что менеджер остается в хороших отношениях с клиентами, что в его работе является важным фактором. Это, конечно, касается только нормальных дебиторов, не кидал. С мошенниками надо разбираться с помощью правосудия. Если должники состоят в какой-то ассоциации, вопросы по задолженности решаются через третьих лиц, которые могут на них воздействовать прямо или косвенно. Можно действовать через суд, если вы не намерены больше работать с этим клиентом.