Работа современных компаний, как правило, требует выполнения большого количества печатных работ. Для обеспечения такой офисной печати бывают задействованы принтеры, МФУ, копиры и другие устройства.
Затраты на офисную печать довольно велики. При этом, существуют как прямые затраты на печать, так и скрытые, косвенные.
К прямым затратам можно отнести затраты на такие составляющие как:
• покупка и ремонт оборудования;
• приобретение бумаги;
• покупка картриджей;
• проведение профилактических работ.
На увеличение косвенных затрат влияют:
• ошибки при печати документов;
• утечка информации при печати документов;
• управление техникой и ее закупкой;
• простой оборудования при ремонте;
• наличие неликвидных складских запасов;
• несанкционированная печать сотрудниками.
Для оптимизации процесса печати и сокращения затрат на этот процесс используется аутсорсинг печати. Такой аутсорсинг предполагает передачу управления средствами печатной и копировальной техники внешней специализированной организации.
Преимущества использования аутсорсинга
Основным преимуществом использования такого подхода является то, что компания-пользователь платит деньги за продукцию, то есть, за напечатанные или скопированные листы, а не за оборудование.
Благодаря этому у пользователя сокращаются заботы и затраты, связанные с:
• покупкой расходных материалов;
• ремонтом и эксплуатацией оборудования;
• заменой и модернизацией парка оборудования;
• появлением ошибок в печатной продукции.
При работе современных компаний в печатаемых документах часто имеется много конфиденциальной информации, утечка которой может привести к срыву важных контрактов или повлиять на репутацию компании. При необходимости защиты такой информации аутсорсер может использовать систему учета копировальных и печатных работ, при которой можно идентифицировать сотрудника, который снял копию документа, время этого копирования и тип оборудования.
Как считают эксперты, передача вопросов офисной печати специализированной компании позволяет сократить затраты на такую печать на 20-30%.