Используйте электронную почту с умом. Проверяйте свою электронную почту каждый день, так же как вы проверяете свой почтовый ящик каждый день, особенно когда вы даете свой адрес электронной почты друзьям или своим деловым партнерам. Ваши друзья и деловые партнеры, когда пишут на ваш адрес электронной почты, ожидают, что вы прочитаете их сообщения в ближайшее время. Это одна из причин, почему электронная почта была создана для облегчения и ускорения общения. Если по какой-то причине вы получаете электронную почту в среднем один раз в месяц, сообщая кому-то свой адрес электронной почты, сообщите об этом.
Пишите письма в виде обычного текста, а не HTML, если это необходимо, но не пишите стандартный (по умолчанию) HTML. Во-первых, сообщения в текстовом формате занимают гораздо меньше места (КБ), а во-вторых, многие люди читают электронную почту, например, через интернет-службу, то есть программу электронной почты в браузере. Даже если у него есть возможность предварительно просмотреть HTML-версию, он определенно не будет использовать ее, и ваши усилия будут потрачены зря.
Не используйте все возможности, связанные с формой HTML-письма, если вам уже нужно писать в этом формате — пусть буква будет без лишних «пушинок», вроде разный шрифт в каждой новой строке, тысячи цветов и десятки вставленные рисунки. Используя польские диакритические знаки (так называемые огонки, например, «»), выберите кодировку UTF-8 или, возможно, ISO 8859-2. В противном случае — вообще не используйте польские буквы, потому что получатель увидит так называемые кусты.
Не отправляйте по почте файлы размером более 2 МБ, и вам лучше не отправлять большие файлы по этому маршруту, если это возможно — вам лучше использовать одну из служб для загрузки больших файлов по сети. Всегда упаковывайте (сжимайте) вложения перед отправкой с помощью программы сжатия, чтобы уменьшить их размер во время передачи. Чаще всего используется формат ZIP.
Не рассылайте цепочки удачи.
Если вы помещаете нижний колонтитул в свои электронные письма, убедитесь, что он не длиннее 3-4 строк.
Не цитируйте все сообщение без необходимости. Когда вы цитируете слова «предыдущие ораторы», отвечайте на каждый абзац отдельно — цитируйте отрывки, на которые вы ссылаетесь (ниже), и так последовательно, если электронное письмо имеет более длинный контент или касается нескольких тем. Когда вы цитируете большую часть сообщения, не ссылаясь на его конкретные фрагменты, — ответьте над цитатой, отделяя ответ от исходного сообщения несколькими строками пробела.
Если в этом нет необходимости, не цитируйте ничего из предыдущего письма и, возможно, добавьте «RE:» в тему сообщения, если почтовая программа не делает этого за вас, чего, вероятно, не происходит. Приветствуется цитировать только те слова адресата, которые важны в нашей речи, а остальные мы удалим,так же, как реклама (нижние колонтитулы) автоматически добавляется ко всем сообщениям на нескольких серверах с бесплатными учетными записями.
При отправке почты группе людей, например, извне или друзьям, используйте поле «Скрытая копия» или «Скрытая копия» («Скрыто для сообщений»), потому что не все должны желать, чтобы их адрес электронной почты был сообщается другим вашим получателям.
Проверьте свой компьютер на наличие вирусов, чтобы не рассылать вирусы другим пользователям Интернета.
Не рассылайте спам (нежелательная почта: обычно реклама) — это навсегда угрожает вам, это одно из самых ненавистных нежелательных действий в Интернете.
Не используйте без надобности заглавные буквы, так как они означают крик в Интернете, и получатель вашего сообщения сможет распознать, что вы на него кричите.
Не забудьте дать каждому исходящему электронному письму заголовок, который лучше всего отражает содержание сообщения.